C'est un petit billet pour parler des documents qu'on envoie par mail ou je ne sais quel autre moyen numérique. À défaut de penser à ceux qu'on envoie, pensez au nombre de fois où vous avez reçu un document word qui ne ressemblait plus à rien, alors que sur le PC de la personne à côté de vous tout était parfait. Pensez aussi aux documents qu'on reçoit avec des noms qui ne sont pas clairs : Nouveau document.doc, document.pdf, CV.docx, classeur.xlsx, data.csv, etc. Peu importe le domaine on en reçoit forcément. Maintenant à défaut de pouvoir changer les autres, je vais vous proposer quelques "règles" pour ne plus faire ça vous-même. Vous allez voir, c'est pas contraignant, ça semble même évident quand on y pense.

Article 1er : un nom avec du sens tu choisiras.

La toute première base c'est de bien nommer son fichier ! La logique est toute simple si vous nommez correctement votre fichier, premièrement en un coup d'œil c'est simple de savoir ce qu'il peut contenir, deuxièmement c'est plus simple de le retrouver une fois téléchargé.

Exemples :

  • document.doc : mauvais nom parce qu'on a aucune idée du contenu
  • doc.pdf : même chose mais en plus c'est abrégé, ça sent la fainéantise et ça donne pas envie d'ouvrir le document
  • doc.docx : encore pire ! Là ça devient perdant avec l'extension !
  • Pour les documents types CVs/lettre de motivation ou devoirs/rapports :
    • CV.doc : c'est un nom qui indique le contenu mais on peut faire mieux !
    • PENA CV.docx : Indiquer le nom c'est bien ! Ça veut dire que si on télécharge le fichier, on saura à qui appartient le fichier, parce que oui ce n'est pas un CV quelconque qu'on envoie, mais bien notre CV ! Et ça évitera aussi de n'être qu'un fichier nommé "CV (18).docx" parce que la personne aura déjà téléchargé 17 autres CV...
    • PENA Anthony CV.pdf : Le prénom c'est encore mieux ! Là on commence à vendre notre personne dès le nom du fichier et c'est important
    • PENA-Anthony_CV.doc : En mettant des tirets haut et bas, (et en ne mettant pas d'accent, même si on le voit pas trop avec mon nom...) on s'assure d'éviter des problèmes d'encodage en chemin (ça arrive encore alors on ne perd rien à prévenir le problème !). On préfèrera associer les mots par groupe comme je l'ai fait en mettant des tirets haut pour les mots liés, et des tirets bas pour séparer les groupes.
  • Pour d'autres documents :
    • etude.xlsx : étude sur quoi ? C'est le sujet de l'étude ou le résultat ?
    • bilan_etude.pdf : là on sait que c'est le résultat d'une étude mais pas le sujet
    • bilan_etude-projet-5620.doc : là c'est presque bon à un détail près : êtes-vous certains que votre/vos interlocuteur(s) connaissent les codes projets ? si c'est non, alors c'est un mauvais choix
    • bilan_etude-nouveau-design.pdf : là on a bien l'indication qu'il s'agit du résultat d'une étude, et sur quoi porte l'étude (la création d'un "nouveau design")

Je pourrais faire beaucoup d'autres exemples mais je vais plutôt vous laisser réfléchir à la question.

Note : j'ai volontairement mis des extensions de fichier au hasard dans cette partie, car on traitait seulement des noms de fichier.

Article 2nd : un format universel tu choisiras.

En général, la plupart des gens envoient le document qu'il édite. Ctrl+S (ou Fichier > Sauvegarder), et hop on glisse le fichier dans le mail. C'est une mauvaise habitude parce qu'on ne sait pas du tout si la personne en face de nous a le même logiciel que nous (à fortiori si il est payant (Microsoft Word je pense à toi !)), ni dans quelle version (Microsoft Word de nouveau).

En effet on oubli souvent (en particulier en entreprise) que la suite MS Office est payante, et n'est pas disponible sur tous les OS. Donc si vous envoyez un document Word (sans doute un docx) à quelqu'un, dites vous que s'il n'a pas installé Microsoft Word (ce que vous ne pouvez pas lui imposer, juste pour vous) il ne pourra peut-être pas ouvrir votre document. Dans le cas d'un docx, certains diront que LibreOffice/OpenOffice savent les ouvrir, c'est vrai, mais on perd souvent une bonne partie de la mise en page et donc l'expérience est très différente. Et de même si vous avez une version (au hasard) 2016 de la suite MS Office, et que vous envoyez un docx à un utilisateur de MS Office 2013, il perdra certaines choses, et difficile de savoir quoi sans connaitre par cœur les différences entre les versions.

Je parle beaucoup des docx, mais ça revient au même avec un doc. Là où le format odt (format open-source et standardisé) est lu par la majorité des traitements de texte, y compris Microsoft Word à partir de Word 2007. Ma préférence ira tout de même au PDF : ils sont lus partout à l'identique par nature (créer un pdf revient à imprimer sur une feuille de papier, on va décrire pixel par pixel comme écrire sur la surface de la page virtuelle), on peut les lire directement depuis Firefox et Chrome au besoin (donc parfois sans avoir à vraiment les télécharger), les clients mails comme Outlook donne un aperçu du pdf avant de le télécharger.

Article 3ème : un format éditable tu éviteras.

J'ai fini la seconde partie en les mérites du format PDF, mais il y a une autre raison pour laquelle j'aime le format PDF : il n'est pas éditable. La majorité du temps, il faudra donc repasser par le créateur original du document pour apporter une modification : soit en lui demandant une correction, soit en lui demandant une version éditable.

On peut donc voir ça comme une protection contre la modification du pdf (en tout cas disons que tout le monde ne va pas modifier le pdf par accident). Et ça permet de garder une trace des différentes versions du document.

Pour le cas où on envoie un document pour correction, le PDF n'est pas très contraignant dans le sens où beaucoup de logiciel permettent d'éditer les PDF pour les annoter, surligner des passages, dessiner, etc. (j'utilise souvent le logiciel Xournal[1] si ça intéresse certains d'entre vous)

Conclusion

Je n'ai pratiquement parlé que des documents textes, mais cette logique s'applique à tout type de document, il faut juste adapter les formats (le PDF restera quand même un candidat idéal pour la majorité des cas ;-) ).

Convaincu(e) ? hé bien c'est simple faite le ! Et si vous recevez des documents mal nommés ou dans un mauvais format, envoyez en réponse un lien vers cet article ! Et peut-être qu'on ne recevra plus de document mal nommé ou impossible à lire. :-)

Crédit photo : https://pixabay.com/en/alphabets-ancient-author-data-2306479/

  1. http://xournal.sourceforge.net/ ↩︎